Quotidiano

«Almada Cresce Contigo» simplifica gestão de refeitórios no concelho


Almada Cresce ContigoÀ semelhança de outros concelhos do País, em Almada o papel representou sempre um grande desafio à gestão escolar, sobretudo na hora de tratar da refeição das crianças.

As tradicionais senhas do almoço obrigavam a um enorme esforço às escolas, que tinham de receber as senhas, conferir e contabilizar as refeições, aos funcionários camarários em romaria pelas escolas a recolher o pagamento dos pais e aos serviços municipais, sempre que era necessário fazer contas, encomendar as refeições do dia e processar a facturação e pagamento relativo aos pais e fornecedores externos.

Era uma empreitada diária que se multiplicava por dezenas de refeitórios espalhados pelo Concelho de Almada. Ana Gameiro, responsável da Divisão de Educação do município de Almada recorda-se bem da «carga de trabalhos» que o anterior sistema impunha a todos os envolvidos nas refeições escolares.

Ana Gameiro«O sistema anterior era muito baseado no factor humano. A escola que tinha de receber e contar as senhas, tinha que registar as refeições em mapas que depois eram entregues na Câmara. Por sua vez, a Câmara tinha de fazer toda a verificação, tinha que informatizar toda essa informação e, só posteriormente, é que poderia verificar se a facturação ao número de refeições fornecidas pela empresa. Isto era um processo moroso, longo e com erros», realça a responsável da autarquia.

Foram precisamente as limitações de um sistema muito dependente do factor humano que levaram a Câmara Municipal de Almada a apostar nas tecnologias de informação para desenvolver um novo sistema de gestão de refeições escolares.

E assim nasceu o projecto «Almada Cresce Contigo». Implementado e testado ao longo de três anos, o projecto viria a ser alargado a todos os jardins de infância e escolas do primeiro ciclo em Setembro de 2011 no arranque do ano lectivo.

Na prática, o projecto veio substituir os processos baseados em papel por um sistema integrado que hoje suporta a gestão de quase quarenta refeitórios escolares do Concelho, interligando numa plataforma electrónica todas as partes envolvidas nas refeições escolares das crianças, incluindo escolas, encarregados de educação, serviços municipais e fornecedores externos de alimentação.

Facilitar a vida aos encarregados de educação

Almada Cresce ContigoOs primeiros beneficiários do sistema foram os encarregados de educação. Os pais passaram a contar com um sistema que veio alterar radicalmente a forma de gerir as refeições dos seus filhos. Toda a informação e funções de gestão estão agora disponíveis num portal online e em quiosques distribuídos pelas escolas do Concelho com inúmeras vantagens.

Através do número de identificação do aluno e da respectiva password, o encarregado de educação consegue aceder a toda a informação sobre as refeições escolares do seu filho, incluindo dados de identificação da criança, os consumos e saldos disponíveis, as ementas, entre muitas outras.

Mas são as funções de interacção que maiores vantagens trazem ao quotidiano dos pais. Através do sistema, via portal on-line ou quiosques, o encarregado de educação consegue gerir o agendamento das refeições escolares, marcando ou desmarcando os almoços de acordo com a sua disponibilidade.

Almada Cresce ContigoTambém o pagamento ficou facilitado. Através do quiosque ou da Loja do Munícipe, o encarregado de educação pode carregar no sistema o montante que lhe seja mais conveniente, valor que ficará disponível em saldo para gerir através do portal ou do quiosque. Alem das refeições escolares, o saldo em sistema pode ser usado para pagar os prolongamentos de horários.

Ao fim de vários meses de funcionamento do projecto nas escolas do Concelho, Ana Gameiro congratula-se com as reacções positivas que tem recebido da parte dos encarregados de educação, que reconhecem no novo sistema várias vantagens na gestão quotidiana das refeições dos seus filhos:

«Agora os pais conseguem controlar e acompanhar as refeições dos seus filhos através de uma gestão dos seus recursos e das suas comparticipações familiares. Por outro lado, percebem muito melhor se as crianças almoçaram e se o almoço foi registado, além de poderem acompanhar as ementas que estão espelhadas no próprio sistema. E podem-no fazer através do quiosque, que se encontra nas escolas, ou através do portal, na comodidade das suas habitações.»

Escolas com gestão de refeições facilitada

Almada Cresce ContigoGraças às funcionalidades do projecto todos os parceiros envolvidos na alimentação escolar ficaram interligados por um sistema de gestão integrado que veio facilitar o trabalho quotidiano nas escolas, serviços municipais e fornecedores externos em vários aspectos.

Para a responsável da Divisão de Educação do Município, a rapidez no acesso à informação é um dos factores mais determinantes no sucesso do projecto, sobretudo por ser disponibilizada «uma informação permanente, ao momento e ao mesmo tempo a todos os intervenientes».

Claro que o acesso à informação faz-se em diferentes níveis, como explica Ana Gameiro: «Os pais têm acesso à informação do seu filho e à informação que lhe interessa na sua gestão diária das refeições da sua criança. A escola tem acesso à informação relativa à sua escola, ao seu refeitório e aos seus alunos. E na Câmara, nós temos acesso a todo o sistema globalmente».

Entre todas as partes envolvidas no «Almada Cresce Contigo», as escolas serão certamente as que mais sentem os benefícios do sistema, principalmente na hora de gerir as refeições das crianças. A «trabalheira do papel» deu lugar a uma gestão diária dos almoços que, para os funcionários das escolas, é muito mais simplificada, racional e eficiente.

Almada Cresce ContigoAlém do acesso a toda a informação sobre os alunos, incluindo às marcações de refeições, à evolução das dívidas e ao cumprimento das regras, o sistema permite uma gestão mais operacional no processo de validação das refeições das crianças. Através do cartão electrónico que é atribuído a cada criança, o funcionário da escola faz a validação diária da refeição passando o cartão no leitor electrónico «sem contacto» ligado ao sistema.

Para evitar o risco de perda ou extravio, os cartões electrónicos dos alunos são mantidos na escola. Ana Gameiro justifica a opção: «As famílias não precisam ter o cartão em sua posse porque têm acesso ao sistema, via portal ou quiosque, através do número de identificação do aluno e da password. Portanto, não há aqui nenhuma possibilidade de se extraviar o cartão ou da escola não ter maneira de validar a refeição».

Serviços municipais e fornecedores em rede

Almada Cresce ContigoMas o projecto veio responder também às necessidades dos serviços municipais responsáveis pela gestão das refeições nos cerca de 40 refeitórios de jardins de infância e escolas do 1º ciclo do Concelho. «O sistema anterior era muito complexo que implicava o envolvimento de muitos recursos, nomeadamente recursos na escola e recursos na Câmara Municipal», sublinha Ana Gameiro.

Com o novo sistema, os serviços municipais ganharam mais informação e melhores funcionalidades de gestão.

Para a responsável do município, as vantagens de gestão do sistema reflectem-se «nos relatórios diários, semanais ou mensais que nos dão uma perspectiva clara quanto aos saldos das famílias, às dívidas e o número de crianças nos vários escalões. O sistema fornece todos os dados necessários que nos permitem produzir informação para o Ministério da Educação e para a administração da Câmara, quer ao nível financeiro quer ao nível do comportamento social dos refeitórios».

Almada Cresce ContigoMas o sistema veio também dar resposta a outras preocupações sociais. Ana Gameiro recorda o quão difícil estava a ser acompanhar e intervir «o processo de dívidas, face à situação socioeconómica». E acrescenta: «E aqui penso que temos uma melhoria bastante significativa, não só na comunicação e na transparência da informação, mas também numa intervenção social mais acutilante. Porque sempre que identificamos uma família que não está a ser cumpridora, temos possibilidade agir junto da escola e da comunidade local no sentido de perceber o que se está a passar e de que forma podemos colaborar na ajuda dessa família».

Também no relacionamento com os parceiros externos que garantem o fornecimento das refeições às escolas, a plataforma electrónica veio acrescentar benefícios. «A empresa alimentar também tem acesso ao sistema através do portal, que lhe permite acompanhar o agendamento das refeições do dia (até às 10h da manhã tem informação do número de refeições a fornecer para esse dia) e ficar a par da avaliação que a escola faz sobre o fornecimento de refeições», refere Ana Gameiro.

A sensação do dever cumprido

Ana GameiroNo final, o projecto acabou por encurtar as distâncias entre todos os actores da comunidade educativa de Almada. Ana Gameiro explica porquê:

«Até agora, o que é que nós sentimos? Uma grande aproximação da escola, que estava muito mais distante. Até os próprios meios informáticos, através de e-mail, começaram a ser muito mais estimulados. Há um contacto diário. Com as famílias, que passam a estar muito mais em contacto connosco para colocar questões, para nos enviarem sugestões, para alterarmos situações que consideram não estarem a ser correctamente trabalhadas. As próprias unidades da Câmara também trabalham muito mais em rede e muito menos dependentes do papel que circulava para trás e para a frente. Portanto, conseguimos aqui uma melhoria de meios, de recursos e de tempo e sobretudo uma rapidez de comunicação e de informação com transparência, equidade e equilíbrio».

À autarquia fica a sensação do dever cumprido: «Estamos contentes porque temos a noção de que estamos a prestar um melhor serviço às nossas escolas», conclui Ana Gameiro.

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